¿Qué Es un Formulario W-9? Todo Lo Que Necesitas Saber

Cuando se trata de declarar impuestos, ningún negocio está exento de ello. Independientemente de la escala de tu negocio, estás obligado a declarar diversos tipos de impuestos llenando formularios fiscales.

Por ejemplo, el formulario W-9 es un formulario fiscal que las empresas requieren de los contratistas independientes y freelancers para verificar su información personal y número de identificación del contribuyente (TIN).  

Entonces, ¿qué es realmente un formulario W-9? En esta guía detallada, discutiremos todo lo que necesitas saber sobre el formulario W-9, incluyendo para qué se utiliza y cómo se llena. Así que sigue leyendo para tomar decisiones financieras informadas para tu planificación de jubilación.

¿Qué Es un Formulario W-9 y Para Qué Se Utiliza?

Un formulario W-9, también conocido como solicitud de número de identificación del contribuyente y certificación, se utiliza para ciudadanos estadounidenses o residentes extranjeros. Este formulario del Servicio de Impuestos Internos (IRS) se utiliza para verificar el nombre personal, la dirección residencial y el número de identificación del contribuyente de un contratista independiente. 

A diferencia de otros formularios fiscales, un formulario W-9 es solo un formulario de solicitud de información. Es utilizado por las empresas y empleadores para obtener el TIN correcto, que se utiliza al presentar documentos informativos para el IRS, como el Formulario 1099.Los impuestos aplicados sobre los ingresos obtenidos del W-9 proporcionado deben ser pagados por el titular del TIN. 

La principal diferencia entre un formulario W-9 y un W-4 form es que el formulario W-9 es utilizado por trabajadores autónomos y contratistas independientes para proporcionar sus TINs. 

Mientras que un formulario W-4 es utilizado por empleados para compartir con sus empleadores la cantidad de impuesto sobre la renta a retener de sus cheques de pago.

¿Cómo Llenar un Formulario W-9?

Generalmente hay ocho pasos involucrados en llenar un formulario W-9:

Paso 1: Obtén el Formulario W-9 del Sitio Web del IRS

Para llenar el Formulario W-9, primero necesitarás descargarlo del sitio web del IRS.Tu empleador también puede proporcionarte una copia del formulario. Viene con cuatro páginas de instrucciones y un formulario de una página que es bastante fácil de entender. 

Paso 2: Llena Tu Nombre Legal y Comercial

Una vez que hayas obtenido el formulario, llena tu nombre legal y comercial en la Línea 1. Ingresa tu propio nombre en la Línea 1 si eres un individuo, una empresa unipersonal o una LLC de un solo miembro.

Pero si tienes un negocio o un estado de "haciendo negocios como" (DBA), ingresa tu nombre comercial o DBA en la Línea 2. En el caso de una sociedad, una corporación C, una corporación S o una LLC con varios miembros, ingresa el nombre legal de tu entidad.  

Paso 3: Selecciona la Estructura Comercial Correcta

En la Línea 3, selecciona la estructura comercial correcta según tu situación individual. Tu estructura comercial ayuda al IRS a determinar tu clasificación fiscal. Debe coincidir con el formulario fiscal federal anual de tu negocio.

Paso 4: Llena la Caja de Exención (Si Aplica)

La mayoría de las empresas e individuos no tendrán que llenar la caja 4. Solo se utiliza para agregar códigos de informe de pagador exento o FATCA (Ley de Cumplimiento Tributario de Cuentas Extranjeras).

Paso 5: Proporciona Tu Dirección Postal

En las Líneas 5 y 6, se requiere que ingreses tu dirección postal para recibir cualquier información relacionada con impuestos. Si eres un freelancer, tu empleador utilizará esta dirección en tu 1099-NEC, que es importante para declarar los impuestos con precisión.

Si estás utilizando el formulario W-9 para ingresos varios, la dirección que ingreses se utilizará para recibir 1099-DIV de los bancos por dividendos, o 1099-MISC para recibir premios.

Paso 6: Lista los Números de Cuenta (Opcional)

Si tienes un número de cuenta único dado por tu cliente para identificarte, agrégalo en la Línea 7. Es un campo opcional donde también puedes proporcionar información solicitada por un solicitante. 

Por ejemplo, tu banco u otra institución financiera puede pedirte que ingreses la información de tu cliente aquí. 

Paso 7: Llena Tu Número de Seguridad Social o Número de Identificación del Empleador

El Paso 7 implica llenar la Parte I. En esta parte, necesitas ingresar tu Número de Identificación del Contribuyente (TIN). Es la sección más importante de W-9 donde puedes usar tu Número de Identificación del Empleador (EIN) o tu Número de Seguridad Social (SSN). El TIN que ingreses dependerá de la estructura comercial que ingresaste en el Paso 3. 

Si eres un individuo, necesitarás ingresar tu SSN. Si eres un propietario único, necesitarás ingresar tu SSN o tu EIN. Usarás tu EIN EIN si eres el dueño de una LLC clasificada como una sociedad o una corporacion o S o C.. Y si eres el dueño de una LLC un solo miembro clasificada como entidad desatendida, usarás tu SSN.

Paso 8: Firma y Fecha el Formulario (Si Es Necesario)

La Parte II es la última parte del formulario utilizada para la certificación. Si estás sujeto a retención en la fuente, puedes tachar esta parte. De lo contrario, puedes dejarla tal como está ya que la mayoría de las personas están exentas de impuestos.

Solo necesitarás firmar esta sección si estás llenando el formulario debido a una transacción inmobiliaria, una cuenta de corredor inactiva durante 1983, o una cuenta de dividendos, corredores, intereses o intercambio de trueques abierta después de 1983.

El solicitante de W-9 también puede pedirte que firmes esta sección. Esto es para asegurarse de que eres una persona de EE. UU. o un extranjero residente. Si no eres ciudadano de EE. UU. o un extranjero residente, necesitarás llenar el Formulario W-8BEN. 

Una vez que hayas llenado el formulario, asegúrate de que esté completamente correcto y luego preséntalo a tu cliente. 

¿Quién Necesita Llenar el Formulario W-9?

Necesitarás llenar el Formulario W-9 si eres un contratista independiente para un cliente que te paga $600 o más en el año fiscal actual. El formulario muestra que tu cliente no retendrá tus impuestos sobre la renta ya que eres responsable de ellos. 

También necesitarás el Formulario W-9 si has pagado intereses hipotecarios, intereses de préstamos estudiantiles, ganado de una transacción inmobiliaria, tienes deuda cancelada, o recibido ingresos por intereses del banco.

Esperamos que esta guía te ayude a llenar correctamente el formulario W-9. ¡Buena suerte!